Rewolucja w fakturowaniu - jak się przygotować na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Ustawodawca odroczył wprawdzie obowiązek wystawiania faktur na 1 kwietnia 2026 roku dla przedsiębiorców, którzy nie przekroczyli progu wartości sprzedaży brutto 200 mln zł w 2025 roku, przy czym nie zmienia to faktu, że tacy przedsiębiorcy będą musieli, od sporej liczby swoich dostawców,  odbierać faktury ustrukturyzowane bezpośrednio w KSeF wcześniej.  Dobiega tym samym koniec okresu, w którym Ministerstwo Finansów pracowało (aktualnie pracuje nadal), zgodnie z zapowiedziami, nad optymalizacją i bezpieczeństwem systemu KSeF, który miał być obligatoryjnie wykorzystywany przez podatników już od 1 lipca 2024. Zgodnie z planem wdrożenia KSeF w kraju, nowa wersja KSeF 2.0 ma zostać udostępniona podatnikom w dniu ustawowego obowiązku korzystania z KSeF, czyli 1 lutego 2026 roku.  

Na początku października 2025 Ministerstwo Finansów umożliwiło dostawcom systemów informatycznych rozpoczęcie testowanie rozwiązań, które w zakresie komunikacji z KSeF 2.0 będą dostarczać swoim klientom. Zakończyliśmy fazę testów wewnętrznych i udostępniamy Państwu pharmind XF w wersji zapoznawczej gotowej na KSeF 2.0. Zostało już niewiele czasu na przygotowanie swojej organizacji do nowych obowiązków (nieco ponad 2 miesiące), szczególnie tym, którzy nie podjęli jeszcze żadnych działań w tym zakresie. 

Co to oznacza dla firm? Błędnie wygenerowanie i wysłanie do KSeF faktury będzie się wiązało z tym, że KSeF nie przyjmie takiego dokumentu, co w praktyce będzie oznaczało brak wystawionej faktury, tym samym firma nie otrzyma należności za swoje towary lub usługi. KSeF nie będzie także w żaden sposób powiadamiał o tym, że dostawca wystawił fakturę. 

KAMSOFT jest dostawcą platformy pharmind XF, która niewątpliwie ułatwi podmiotom wymianę dokumentów z KSeF, pomoże w wystawianiu i przetwarzaniu faktur ustrukturyzowanych poprzez głęboką integrację z innymi systemami KAMSOFT, z których podmioty działające na rynku ochrony zdrowia korzystają od wielu lat.

Jak się przygotować na KSeF w aptekach, hurtowniach i placówkach medycznych? 

Wdrożenie integracji z KSeF jest skomplikowanym projektem wymagającym wcześniejszego zaplanowania procesu implementacji w każdym z podmiotów i podjęcia już teraz szeregu działań w zakresie m.in. przeprojektowania wewnętrznego obiegu faktur. Co ważne, proces dostosowania do wymogów stawianych przez Ministerstwo Finansów będzie wyglądał inaczej dla aptek i sieci aptecznych a inaczej dla hurtowni farmaceutycznych, przychodni czy szpitali ze względu na specyfikę działania, procesy biznesowe, wielkość organizacji, liczbę transakcji czy liczbę i różnorodność rozwiązań informatycznych.

Weź udział w bezpłatnych szkoleniach on-line 

Zachęcamy wszystkie osoby odpowiedzialne za przygotowanie organizacji do obowiązkowego korzystania z KSeF w aptekach, hurtowniach, przychodniach i szpitalach do udziału w kolejnych, bezpłatnych szkoleniach on-line, podczas których  zaprezentujemy narzędzia IT umożliwiające przygotowywanie faktur ustrukturyzowanych, przesyłanie ich do KSeF a także dostęp do faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez dostawców. W trakcie spotkania skupimy się głównie na scenariuszach użycia, które już teraz ułatwią Państwu przygotowanie organizacji na 1 lutego 2026. 

Celem tych szkoleń jest także przypomnienie Państwu zasad wystawiania faktur ustrukturyzowanych od strony prawnej i technologicznej oraz przedstawienie rozwiązań IT produkcji KAMSOFT pozwalających na skuteczną integrację z platformą KSeF 2.0.

• 25.11.2025 r. godz.10.00 - Faktura ustrukturyzowana w aptekach i sieciach aptek. 
• 26.11.2025 r. godz.10.00 - Faktura ustrukturyzowana w hurtowniach farmaceutycznych. 
• 27.11.2025 r. godz.10.00 - Faktura ustrukturyzowana w przychodniach i szpitalach. 

Dlaczego warto wziąć udział w szkoleniach: 

• Pokażemy, jak można skorzystać z wersji zapoznawczej pharmind XF, jak wdrożyć pharmind XF w organizacji i już dzisiaj skutecznie skomunikować się z KSeF w zakresie dostarczania dokumentów do KSeF i dostępu do dokumentów w KSeF (dotyczy wersji testowych KSeF 2.0, wersja docelowa KSeF 2.0 zostanie udostępniona podatnikom dopiero 1 lutego 2026).
• Wskażemy na jakie obszary warto zwrócić uwagę przy planowaniu procesu wystawiania i księgowania faktur ustrukturyzowanych. 
• Zaprezentujemy proces wysyłki oraz pobierania faktur ustrukturyzowanych, a także przedstawimy narzędzia IT do optymalizacji i automatyzacji tych procesów.
• Odpowiemy na wybrane pytania uczestników w trakcie szkolenia. 

Dla kogo szkolenia: 

Szkolenia kierowane są do głównych księgowych, księgowych, osób zajmujących się procesem wystawiania i przetwarzania faktur w organizacjach, oraz innych osób odpowiedzialnych za wdrożenie nowych wymogów stawianych przez Ministerstwo Finansów w Państwa organizacjach.

Nagranie ze szkoleń: 

Każda osoba zarejestrowana na szkolenie otrzyma link do nagrania ze szkolenia (jeśli np. obowiązki zawodowe lub inne nie pozwolą jej wziąć udziału w szkoleniu o wyznaczonej godzinie). 

Zachęcamy także do zapoznania się z informacjami na stronie ksef.kamsoft.pl. 

Forma szkoleń: 

Szkolenia są bezpłatne i będą odbywać się on-line za pośrednictwem aplikacji Microsoft Teams. Aby wziąć udział w szkoleniu należy się zarejestrować wypełniając formularz rejestracyjny. Link do szkolenia zostanie do Państwa wysłany w osobnej komunikacji, dzień przed każdym szkoleniem, na adres e-mail podany przy rejestracji. 

Jak dołączyć do spotkania:

KROK 1. Otwórz wiadomość wysłaną przez konferencja@osoz.pl  i kliknij w przesłany link do spotkania. W przypadku nieotrzymania wiadomości z linkiem należy sprawdzić folder SPAM lub skontaktować się z organizatorem: konferencja@osoz.pl

KROK 2. W dniu szkolenia dołącz do spotkania. Najprostszy sposób to dołączenie do spotkania w przeglądarce internetowej. Aby skorzystać z tej opcji upewnij się, że masz zainstalowane dostępne aktualizacje zarówno dla systemu operacyjnego jak i przeglądarki.

KROK 3. Zachęcamy do aktywnego udziału.